Как мы ведем учет и храним персональные данные клиентов

В общении с клиентов мои коллеги получили вот такой вопрос – как вы храните мои личные данные, я передаю вам копии своих документов, паспорта, свидетельства, данные о моей семье, как я могу быть уверен в их сохранности, вы ведете дела удаленно, без личного присутствия, мне нужна уверенность, что с ними ничего не случится и у меня не будет неприятностей.

Хороший вопрос, мы детально ответили, но еще решили написать подробный и детальный пост, приведем все образцы документов, сделаем скрины, в общем все покажем

1. Перед тем как нам передают персональные данные клиенты в обязательном порядке, все без исключения получают от нас соглашение о конфиденциальности персональных данных, где прописана ответственность сторон за передачу, получение и использование персональных данных, в нем, в том числе, прописана законодательная ответственность за использование, хранение и передачу данных 3-м лицам. Клиенты читают, задают вопросы, подписывают и присылают нам скан документа.
2. Мы обслуживаем более 2000 клиентов в год, оказываем более 50 видов юридических услуг, для систематизации услуги или одновременно нескольких услуг, страны, где она оказывается для каждого договора генерируется индивидуальный бар код, по которому в нашей CRM системе можно идентифицировать клиента.
3. Каждому клиенту открывается индивидуальная папка на google drive, доступ к папке строго паролю.
4. Для удобства в договоре и дополнительном соглашении есть QR code, при сканировании клиент попадает именно на свою папку в google drive, что очень удобно и не нужно запоминать пароль.
5. Для систематизации клиентов по видам услуг, статусов реализации, готовности документов, отправки и т.д. мы используем CRM систему monday.com.
6. Ограниченное круг сотрудников имеет доступ к папкам клиентов, сторонний человек никогда не получит доступ, разве что по решению суда.
7. Также важно, что за 10 лет работы мы ни разу не получили нареканий от клиентов об утечке персональных данных.